Genel Bilgiler
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, 29.05.2007 tarihli ve 26536 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 5662 sayılı Kanunla kurulan Kırklareli Üniversitesinin faaliyete geçmesiyle birlikte, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 51/a maddesi gereği genel hükümlere göre kurulmuştur.
Bilişim, Burslar ve Harçlar Şube Müdürlüğü
• Akademik takvimde yapılması gereken işlemleri takip etmek.
• Yeni açılan programları Öğrenci Bilgi Sistemine tanımlamak.
• Öğrencilerin not değişikliklerine ilişkin işlemleri yapmak.
• Öğrenci Bilgi Sisteminin iş ve işleyişini yürütmek.
• Online modüllerin (enstitü, yatay geçiş, yabancı uyruklu, mezun bilgi sistemi vb.) iş ve işleyişini yürütmek.
• Akademik birim öğrenci işleri personeli, öğretim elemanları ve öğrencilerin Öğrenci Bilgi Sistemi ile ilgili problemlerini çözmek, sıralı amirleri ile iletişim halinde bulunarak sorunun çözümü konusunda koordinasyonu sağlamak.
• Muafiyet not girişlerinin kontrolünü yapmak.
• Öğrenci işleri ile ilgili istatistiki bilgileri hazırlamak.
• Ders planlarının sisteme girilmesi ve düzenlenmesi ile ilgili koordinasyonu sağlamak.
• ÖSYS, yatay, dikey geçiş, uluslararası öğrenci kontenjanlarını Yükseköğretim Bilgi Sistemi (YÖKSİS)’e işlemek.
• YÖKSİS duyurularını takip etmek ve YÖKSİS üzerinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
• Microsoft Teams üzerinden YÖK, KYK vb. kurumların duyurularını takip etmek ve Microsoft Teams üzerinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
• Daire Başkanlığının web sitesini düzenlemek ve güncellemek.
• Öğrencilerin kimlik kartlarını hazırlamak ve basımına ilişkin iş ve işlemleri yapmak.
• İmha için hazırlanan öğrenci kimliklerinin kontrollerini yapıp, imha tutanaklarını hazırlamak.
• Üniversitedeki öğrencilerin KYK burslarına ilişkin her türlü iş ve işlemleri yapmak.
• YÖK, ÖSYM vb. resmi kurumlar tarafından istenen form, rapor ve tabloların hazırlanmasını sağlamak.
Kayıt Kabul, Diploma ve Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü
• Üniversiteye ÖSYS, DGS, lisans tamamlama vb. yollarla yerleşen öğrencilerin kayıtlarını yapmak.
• Üniversitenin diploma (basım, dağıtım, hologram, mühür vb.) ve mezun takip çalışmalarına ilişkin tüm iş ve işlemleri yürütmek.
• Diplomasını kaybeden mezun öğrencilere ikinci nüsha diploma basmak ve takibini yapmak.
• Hazırlanan diplomaların ilgili birimlere teslimini yapmak.
• Daire Başkanlığının faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı takip etmek.
• Diplomalara soğuk mühür damgası basmak ve imzalanan diplomaların hologramlarını yapıştırmak.
• Mezun ve ilişiği kesilen öğrencilerle ilgili kurum ve kuruluşlardan gelen yazıları incelemek ve gerekli cevapları vermek.
• Mezun ve kaydı silinen öğrencilerden gelen dilekçe taleplerini incelemek ve gerekli cevapları vermek.
• Mezun öğrencilerin takibine yönelik çeşitli çalışmalar yapmak.
• Diploma eklerini hazırlamak.
• Lisans öğrenimini tamamlayamayan, ön lisans diploması almak isteyen öğrencilere ait işlemleri yapmak.
• Öğrencilerin başarı belgelerinin (onur, yüksek onur belgeleri vb.) basılmasına ilişkin işlemleri yapmak.
• Basılan diploma dökümlerinin üst makamlara bildirilmesi.
• Uluslararası öğrencilerle ilgili akademik takvim, çalışma takvimi ve yarıyıl öncesi yapılması gereken işlemleri takip etmek.
• Uluslararası öğrencilerle ilgili istatistikleri takip etmek.
Mevzuat ve Yazı İşleri Şube Müdürlüğü
• Daire Başkanlığının kurum içi-dışı gelen-giden evraklarının takibini yapmak, ilgili kişi kurum ve birimlere bildirmek.
• Başkanlığa havale edilen iş ve evrakların cevap yazılarını hazırlamak.
• Daire Başkanlığına bağlı birimler arasında evrak ve bilgi akışı açısından koordinasyon sağlamak.
• Yönetmelik ve Yönerge değişiklikleri ile ilgili yazışmaları yapmak.
• Daire Başkanlığının dosyalama ve arşivleme işlemlerini yapmak.
• Senato ve Yönetim Kurulu kararlarının yazışmaları, takibi ve dağıtımını yapmak.
• Öğrenci Konseyi seçimlerine ilişkin işlemleri yapmak.
• Akademik takvim önerilerinin akademik birimlerden istenmesi ve Senatoya sunulması işlemlerini yapmak.
• Üniversite öğrenci kontenjan önerilerinin akademik birimlerden istenmesi ve Senatoya sunulması işlemlerini yapmak.
• Mezuniyet Töreni için gerekli bilgileri toplamak.
• Daire Başkanlığının faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı takip etmek.
YÖK Bursları Takip Şube Müdürlüğü
• Üniversitedeki öğrencilerin YÖK burslarına ilişkin her türlü iş ve işlemleri yapmak.
